Foi- se o tempo onde os gestores financeiros das empresas tinham apenas a necessidade de monitoras as contas a pagar e a receber para saber se teriam dinheiro suficiente para as operações.
Cabe aos dirigentes das empresas monitorarem com “lupa” cada centavo que sai da empresa, já que as margens de lucro estão cada vez mais achadas pelos impostos, concorrências e etc.
Cada conta a pagar/paga ou a receber/recebida deve ser classificada. Pois tão importante quanto saber “para quem eu paguei” é saber “o que eu paguei”. E é aí que mora o perigo.
Muitos gestores possuem com certa facilidade o controle do “com quem eu gastei”, mas não possuem o controle do “com o que eu gastei”. Ficou confuso? Tentarei explicar melhor este conceito.
Vamos tomar como exemplo a fatura telefônica. Imagine que você recebeu sua fatura da “Oi Telecom” no valor total de R$ 200,00, sendo que R$ 50,00 foi de assinatura mensal, R$ 100,00 de internet banda larga e R$ 50,00 de ligações telefônicas.
Num controle tradicional de contas a pagar você iria enxergar que pagou R$ 200,00 para a “Oi Telecom”. Este controle é importante, porém, incompleto. Caso haja aumento do valor das próximas faturas, como é que você vai saber se o que fez você pagar mais foi o fato de você ter falado mais no telefone ou foi a assinatura que aumentou?
Um gestor financeiro precisa ter todos esses dados em mãos e de forma muito rápida. Por isso ele deve contar com a ajuda da informática.
Um bom software de gestão financeira deve ser capaz de permitir que, ao lançar uma conta a pagar, o usuário possa discriminar “para quem estou pagando” e “o que estou pagando” dentre outros detalhes não tão menos importantes como emissão, vencimento e etc.
Para nosso exemplo seria algo mais ou menos assim:
Credor: Oi Telecom
Valor do Título: R$ 200,00
Detalhes do Lançamento:
Assinatura mensal: R$ 50,00
Internet banda larga: R$ 100,00
Ligações telefônicas: R$ 50,00
A tarefa pode até parecer árdua, mas, as compensações são maiores. Com este tipo de controle o gestor consegue saber onde deve “apertar o cinto” e monitoras se suas ações estão funcionando.