“Quem não administra tostão nunca chega ao milhão”
Autor Desconhecido
Você somou tudo o que você pagou, recebeu e lhe restou um número negativo? Acalme-me! Isso nem sempre é sinal que sua empresa não está bem financeiramente.
Para que você entenda o que está acontecendo, torna-se fundamental a categorização de cada receita e despesa gerada pela empresa. Sugiro que esta classificação seja feita da seguinte forma:
a. Investimentos:
Agrupe nesta categoria todas as despesas que foram geradas pela aquisição de bens necessários para o seu negócio. Por exemplo, um veículo, uma mesa, uma cadeira, uma calculadora.
Ao contrário do que o nome sugere, nesta categoria você não deve colocar resultados de aplicações financeiras. Normalmente ela só possui pagamentos. Nunca recebimentos.
b. Movimento não Operacional:
Agrupe nesta categoria todas as despesas e receitas que não são provenientes a natureza do seu negócio. Por exemplo, se você fizer uma doação. Ou ainda o resultado de uma aplicação financeira – seja ele bom ou ruim.
Tenha em mente que tudo aquilo que é dispensável para o funcionamento do seu negócio deve ser colocado nesta categoria.
c. Movimento Operacional:
Esta é a categoria de ouro. Aqui devem ser colocadas todas as receitas e despesas indispensáveis para o bom funcionamento da operação do seu negócio. Compras de insumos, manutenção de equipamentos, pagamento de funcionários, vendas e tudo mais que você julgar indispensável ao seu negócio deve estar aqui.
O que fazer depois que tudo estiver classificado?
Vamos então brincar um pouquinho. Imagine que você somou tudo que pagou, tudo que recebeu e descobriu que o resultado disto foi um déficit de R$ -5.000,00. Num primeiro momento você pode pensar que sua empresa fechou no prejuízo. Mas imagine agora se este dinheiro esteja distribuído conforme abaixo:
| Investimentos | - 15.000,00 |
| Movimento não Operacional | - 200,00 |
| Movimento Operacional | + 10.200,00 |
| Total | -5.000,00 |
O quadro acima mostra que a categoria “Movimento Operacional” fechou em R$ 10.200,00 positivos. Isso significa que a operação da sua empresa obteve lucro.
O quadro ainda nos diz que a vilã foi a categoria “Investimentos”. Provavelmente você deve ter comprado algum ativo necessário para que a sua produção seja ampliada, por exemplo.
O quadro mostra ainda que você torrou R$ 200,00 com coisas não tão importantes para a sua empresa. Este é um dinheiro que possivelmente você poderia poupar.
Um exemplo preocupante poderia ser o quadro abaixo:
| Investimentos | 0,00 |
| Movimento não Operacional | - 200,00 |
| Movimento Operacional | - 4.800,00 |
| Total | -5.000,00 |
O quadro acima nos diz que você não investiu nada, torrou R$ 200,00 em coisas desnecessárias e ainda a sua operação deu um prejuízo de R$ 4.800,00. Este sim é um cenário onde você precisa ficar alerta. Há algum problema grave com o seu operacional. Você está deixando de produzir? Você está deixando de vender? Cuidado!
Veja agora o quadro abaixo:
| Investimentos | - 500,00 |
| Movimento não Operacional | - 9.500,00 |
| Movimento Operacional | + 10.000,00 |
| Total | -5.000,00 |
O quadro acima diz que sua operação está sadia. Você teve um lucro de R$ 10.000,00. Diz ainda que você investiu R$ 500,00 na compra de algum equipamento para melhorar a sua produção ou algo do gênero. Mas diz ainda que você torrou R$ 9.500,00 em coisas não importantes ao seu processo produtivo.
Isto é muito perigoso também. Pois além de ter destruído com todo o resultado positivo gerado pelo movimento operacional, você teve que desembolsar de seu caixa R$ 5.000,00 para honrar os seus compromissos.
O que podemos tirar de lição é que nem sempre a falta de dinheiro no fechamento do resultado da empresa é um indicador que as coisas não vão bem. Cada caso é preciso ser avaliado com muito critério e a classificação das receitas e despesas é uma importante aliada nesta tarefa.
Um bom software de gestão deve ser capaz de lhe auxiliar nesta tarefa. Por isso invista tempo e dinheiro escolhendo uma boa ferramenta. Com certeza ela lhe gerará bons frutos.