Todo negócio ou plano possui pontos ou indicadores que precisam ser checados frequentemente a fim de saber se estamos no rumo certo ou não. Por exemplo, em uma partida de futebol é o placar que nos indica se estamos ganhando ou perdendo.
Um outro exemplo: em uma estratégia de vendas, pode ser desejável querer saber quantas visitas foram feitas em determinada região e quantas delas resultaram em vendas. Têm-se aí dois indicadores: quantidade de visitas efetuadas e quantidade de vendas realizadas em decorrência das visitas.
Em uma indústria pode ser desejável monitorar o funcionamento de uma determinada máquina. Pode-se querer saber, por exemplo, qual o tempo que esta máquina fica parada por causa de manutenção ou quantos itens ela pode fabricar por minuto. Ou quanto tempo um determinado operador leva para fazer a sua configuração inicial a cada troca de produto (setup). Todos esses são indicadores.
Na área do serviço pode-se querer comparar quanto um determinado colaborador consegue produzir por hora trabalhada em relação a outro. Ou quanto um determinado cliente consome de tempo para analisar se o contrato de prestação de serviço está sendo cumprido ou não.
O ideal é que os indicadores sejam “reconhecidos” ou “identificados” antes mesmo do projeto ser executado – na fase de planejamento do projeto. Desta forma é possível construir um bom banco de dados com informações desde o início de sua execução.
Muitas vezes esses indicadores são negligenciados pelos administradores do negócio ou responsáveis por um projeto específico. Talvez por falta de conhecimento do seu próprio negócio ou até mesmo por não conseguir ter uma visão macro do quadro geral em função de estar muito envolvido no processo operacional. Nestes casos uma consultoria externa competente na área desejada pode ajudar a identificar esses pontos monitoráveis.
A quantidade de pontos que devem ser checados também é um dado importante. Ela deve ser na medida necessária. Nem a mais – nem a menos. Quando se têm poucos indicadores, muitas perguntas podem não ser respondidas. Quando se têm indicadores demais pode ser difícil coletar os dados para abastecê-los. Neste caso é importante que ao longo do tempo a utilidade de cada indicador seja questionada a fim de eliminar os desnecessários e dar espaço a eventual criação de novos.
Um bom software pode ser uma importante ferramenta na coleta, armazenamento e processamento dos indicadores. Em alguns casos os dados podem ser coletados sem que haja esforço adicional algum ou quase algum por parte dos operadores. Aproveitando assim as tarefas do dia-a-dia para que esses dados estatísticos sejam gerados.
Por exemplo, para se saber o que foi vendido por cidade o software pode aproveitar os dados das vendas registradas e apurar este indicador sem esforço algum.
Por isso, a escolha do software para a empresa é fundamental. Além de garantir que ele seja fácil de usar, seguro e contempla o processo operacional, é necessário saber se o mesmo se preocupa com os aspectos administrativos do negócio.
O software da sua empresa lhe ajuda nesta tarefa?