Você já ouviu o ditado popular no qual diz que o barato sai caro? Pois isto foi justamente o que a TCA Transportes Comércio e Administração colocou em prova.

A empresa adquiriu dois lotes de pneus, sendo um lote de uma marca de primeira linha e outro de uma marca de segunda linha.

O pneu de primeira linha custou R$ 1.600,00 a unidade contra R$ 800,00 do de segunda linha.

Os pneus foram colocados para rodar em condições de uso semelhantes e monitorados através dos dados inseridos na tarefa de controle de frotas do software ISA TMS.

Estudando o ciclo de vida dos pneus desde o momento que foram colocados no veículo até o momento em que foram condenados à sucata, a empresa pôde comprovar que os pneus de primeira linha propiciaram manutenções preventivas e um maior número de recauchutagens, fazendo com que o custo final do km rodado dos pneus de primeira linha fosse melhor que os dos pneus de segunda linha.

Segundo Venival, gerente financeiro da TCA, os pneus de primeira linha chegaram a apresentar uma economia de 10% examinando apenas o custo do km rodado. Esta economia não levou em consideração o tempo em que os veículos ficaram parados para efetuar reparos em decorrência da qualidade inferior dos pneus de segunda linha, por exemplo.

A TCA é uma empresa sediada na cidade de Tijucas/SC, onde atua desde 1991 no ramo de transportes de materiais e produtos a granel, percorrendo todos os estados do sul brasileiro e sendo detentora de uma frota considerável de carretas equipadas com caçambas de alta capacidade.

O ISA TMS é a solução da ASSEINFO para o gerenciamento de transportadoras e frotas. Através dele é possível avaliar a média km/l, avaliar a durabilidade de itens de troca como lona de freio, monitorar o consumo dos pneus e até mesmo apurar o custo por km rodado do veículo.

A ferramenta possibilita rastrear toda a vida do pneu como trajetos, troca entre os eixos (rodízio) e até mesmo a quilometragem realizada na primeira borracha e em cada recauchutagem.

Todo negócio ou plano possui pontos ou indicadores que precisam ser checados frequentemente a fim de saber se estamos no rumo certo ou não. Por exemplo, em uma partida de futebol é o placar que nos indica se estamos ganhando ou perdendo.

Um outro exemplo: em uma estratégia de vendas, pode ser desejável querer saber quantas visitas foram feitas em determinada região e quantas delas resultaram em vendas. Têm-se aí dois indicadores: quantidade de visitas efetuadas e quantidade de vendas realizadas em decorrência das visitas.

Em uma indústria pode ser desejável monitorar o funcionamento de uma determinada máquina. Pode-se querer saber, por exemplo, qual o tempo que esta máquina fica parada por causa de manutenção ou quantos itens ela pode fabricar por minuto. Ou quanto tempo um determinado operador leva para fazer a sua configuração inicial a cada troca de produto (setup). Todos esses são indicadores.

Na área do serviço pode-se querer comparar quanto um determinado colaborador consegue produzir por hora trabalhada em relação a outro. Ou quanto um determinado cliente consome de tempo para analisar se o contrato de prestação de serviço está sendo cumprido ou não.

O ideal é que os indicadores sejam “reconhecidos” ou “identificados” antes mesmo do projeto ser executado – na fase de planejamento do projeto. Desta forma é possível construir um bom banco de dados com informações desde o início de sua execução.

Muitas vezes esses indicadores são negligenciados pelos administradores do negócio ou responsáveis por um projeto específico. Talvez por falta de conhecimento do seu próprio negócio ou até mesmo por não conseguir ter uma visão macro do quadro geral em função de estar muito envolvido no processo operacional. Nestes casos uma consultoria externa competente na área desejada pode ajudar a identificar esses pontos monitoráveis.

A quantidade de pontos que devem ser checados também é um dado importante. Ela deve ser na medida necessária. Nem a mais – nem a menos. Quando se têm poucos indicadores, muitas perguntas podem não ser respondidas. Quando se têm indicadores demais pode ser difícil coletar os dados para abastecê-los. Neste caso é importante que ao longo do tempo a utilidade de cada indicador seja questionada a fim de eliminar os desnecessários e dar espaço a eventual criação de novos.

Um bom software pode ser uma importante ferramenta na coleta, armazenamento e processamento dos indicadores. Em alguns casos os dados podem ser coletados sem que haja esforço adicional algum ou quase algum por parte dos operadores. Aproveitando assim as tarefas do dia-a-dia para que esses dados estatísticos sejam gerados.

Por exemplo, para se saber o que foi vendido por cidade o software pode aproveitar os dados das vendas registradas e apurar este indicador sem esforço algum.

Por isso, a escolha do software para a empresa é fundamental. Além de garantir que ele seja fácil de usar, seguro e contempla o processo operacional, é necessário saber se o mesmo se preocupa com os aspectos administrativos do negócio.

O software da sua empresa lhe ajuda nesta tarefa?

• Quais foram os produtos mais vendidos?
• Quais foram os produtos menos vendidos?
• Quais são as marcas mais vendidas?
• Quais são os fabricantes menos interessantes?
• Há alguma correlação de vendas entre um conjunto de produtos? Por exemplo, quem normalmente compra um terno acaba sempre levando uma gravata?
• Vendemos mais produtos para o público feminino ou masculino?
• As mulheres compram produtos masculinos? (para seus maridos)
• Os homens compram produtos femininos? (para suas esposas)
• As pessoas preferem materiais sintéticos ou naturais?
• A coleção de verão do ano passada foi totalmente vendida?

Estas questões e outras não são difíceis de serem respondidas desde que você planeje muito bem de que forma será feita a classificação dos produtos que a sua empresa comercializa.

A classificação deve ser na medida: nem muito superficial – nem muito detalhista.

Se a classificação for superficial corre-se o risco de alguns pontos de interrogação não serem respondidos. Por exemplo, como é que você vai saber se a coleção do ano passado foi totalmente vendida se você não fez nenhuma marcação nestes produtos?

Se a classificação for muito detalhista corre-se o risco de fazer o estoquista trabalhar em excesso, sendo que o esforço dele não valha a pena. Por exemplo, não adianta nada pedir para o estoquista classificar as peças que possuem estampa e as que não possuem se eu sequer tenho a necessidade de apurar as vendas deste tipo de peça.

Por isso é muito importante pensar nesta classificação para que ela fique na medida certa do seu negócio. Para isso duas coisas podem lhe ajudar muito neste seu processo: a aquisição de um software que possua a habilidade de gerenciar a classificação de seus produtos gerando as estatísticas necessárias e o acompanhamento de uma consultoria especializada para que possa lhe direcionar da melhor forma para extrair o máximo da ferramenta.

Seu software e o suporte técnico lhe ajudam nesta tarefa?

Você somou tudo o que você pagou, recebeu e lhe restou um número negativo? Acalme-me! Isso nem sempre é sinal que sua empresa não está bem financeiramente.

Para que você entenda o que está acontecendo, torna-se fundamental a categorização de cada receita e despesa gerada pela empresa. Sugiro que esta classificação seja feita da seguinte forma:

a. Investimentos:
Agrupe nesta categoria todas as despesas que foram geradas pela aquisição de bens necessários para o seu negócio. Por exemplo, um veículo, uma mesa, uma cadeira, uma calculadora.
Ao contrário do que o nome sugere, nesta categoria você não deve colocar resultados de aplicações financeiras. Normalmente ela só possui pagamentos. Nunca recebimentos.

b. Movimento não Operacional:
Agrupe nesta categoria todas as despesas e receitas que não são provenientes a natureza do seu negócio. Por exemplo, se você fizer uma doação. Ou ainda o resultado de uma aplicação financeira – seja ele bom ou ruim.
Tenha em mente que tudo aquilo que é dispensável para o funcionamento do seu negócio deve ser colocado nesta categoria.

c. Movimento Operacional:
Esta é a categoria de ouro. Aqui devem ser colocadas todas as receitas e despesas indispensáveis para o bom funcionamento da operação do seu negócio. Compras de insumos, manutenção de equipamentos, pagamento de funcionários, vendas e tudo mais que você julgar indispensável ao seu negócio deve estar aqui.

O que fazer depois que tudo estiver classificado?

Vamos então brincar um pouquinho. Imagine que você somou tudo que pagou, tudo que recebeu e descobriu que o resultado disto foi um déficit de R$ -5.000,00. Num primeiro momento você pode pensar que sua empresa fechou no prejuízo. Mas imagine agora se este dinheiro esteja distribuído conforme abaixo:

O quadro acima mostra que a categoria “Movimento Operacional” fechou em R$ 10.200,00 positivos. Isso significa que a operação da sua empresa obteve lucro.

O quadro ainda nos diz que a vilã foi a categoria “Investimentos”. Provavelmente você deve ter comprado algum ativo necessário para que a sua produção seja ampliada, por exemplo.

O quadro mostra ainda que você torrou R$ 200,00 com coisas não tão importantes para a sua empresa. Este é um dinheiro que possivelmente você poderia poupar.

Um exemplo preocupante poderia ser o quadro abaixo:

O quadro acima nos diz que você não investiu nada, torrou R$ 200,00 em coisas desnecessárias e ainda a sua operação deu um prejuízo de R$ 4.800,00. Este sim é um cenário onde você precisa ficar alerta. Há algum problema grave com o seu operacional. Você está deixando de produzir? Você está deixando de vender? Cuidado!

Veja agora o quadro abaixo:

O quadro acima diz que sua operação está sadia. Você teve um lucro de R$ 10.000,00. Diz ainda que você investiu R$ 500,00 na compra de algum equipamento para melhorar a sua produção ou algo do gênero. Mas diz ainda que você torrou R$ 9.500,00 em coisas não importantes ao seu processo produtivo.

Isto é muito perigoso também. Pois além de ter destruído com todo o resultado positivo gerado pelo movimento operacional, você teve que desembolsar de seu caixa R$ 5.000,00 para honrar os seus compromissos.

O que podemos tirar de lição é que nem sempre a falta de dinheiro no fechamento do resultado da empresa é um indicador que as coisas não vão bem. Cada caso é preciso ser avaliado com muito critério e a classificação das receitas e despesas é uma importante aliada nesta tarefa.

Um bom software de gestão deve ser capaz de lhe auxiliar nesta tarefa. Por isso invista tempo e dinheiro escolhendo uma boa ferramenta. Com certeza ela lhe gerará bons frutos.

Cabe aos dirigentes das empresas monitorarem com “lupa” cada centavo que sai da empresa, já que as margens de lucro estão cada vez mais achadas pelos impostos, concorrências e etc.

Cada conta a pagar/paga ou a receber/recebida deve ser classificada. Pois tão importante quanto saber “para quem eu paguei” é saber “o que eu paguei”. E é aí que mora o perigo.

Muitos gestores possuem com certa facilidade o controle do “com quem eu gastei”, mas não possuem o controle do “com o que eu gastei”. Ficou confuso? Tentarei explicar melhor este conceito.

Vamos tomar como exemplo a fatura telefônica. Imagine que você recebeu sua fatura da “Oi Telecom” no valor total de R$ 200,00, sendo que R$ 50,00 foi de assinatura mensal, R$ 100,00 de internet banda larga e R$ 50,00 de ligações telefônicas.

Num controle tradicional de contas a pagar você iria enxergar que pagou R$ 200,00 para a “Oi Telecom”. Este controle é importante, porém, incompleto. Caso haja aumento do valor das próximas faturas, como é que você vai saber se o que fez você pagar mais foi o fato de você ter falado mais no telefone ou foi a assinatura que aumentou?

Um gestor financeiro precisa ter todos esses dados em mãos e de forma muito rápida. Por isso ele deve contar com a ajuda da informática.

Um bom software de gestão financeira deve ser capaz de permitir que, ao lançar uma conta a pagar, o usuário possa discriminar “para quem estou pagando” e “o que estou pagando” dentre outros detalhes não tão menos importantes como emissão, vencimento e etc.

Para nosso exemplo seria algo mais ou menos assim:

Credor: Oi Telecom
Valor do Título: R$ 200,00

Detalhes do Lançamento:
Assinatura mensal: R$ 50,00
Internet banda larga: R$ 100,00
Ligações telefônicas: R$ 50,00

A tarefa pode até parecer árdua, mas, as compensações são maiores. Com este tipo de controle o gestor consegue saber onde deve “apertar o cinto” e monitoras se suas ações estão funcionando.

E a sua empresa?? Pode virar alvo fácil? Ou você sabe todas as informações? Sabe onde reduzir custos? Que produtos são fundamentais? Onde pode ganhar mais?

Este fazia praticamente todos os processos dentro da empresa: comprava, recebia a mercadoria, organizava o estoque e vendia.

Os demais funcionários da empresa eram meros atendentes, pois, tudo precisava passar pela mão dele.

Até aquele momento o modelo de negócio utilizado estava funcionando. Mas a pergunta é: até quando?

Quando o conhecimento da empresa está todo nas mãos de um único especialista, as coisas podem caminhar bem por um certo tempo, porém, em uma certa altura se perceberá que tal fator impede seu crescimento. Afinal de contas, nós como seres humanos, também temos nossas limitações.

E o que fazer para transpor esta barreira? Nós podemos utilizar a tecnologia a nosso favor. E é aqui que a automação comercial cumpre o seu papel. Vamos pensar no caso do Sr. José?

Para compras o Sr. José poderia definir um estoque mínimo para as suas peças. Assim o programa poderia avisá-lo (por e-mail por exemplo) sempre que os estoques estivessem baixos. Ele ainda poderia definir um estoque máximo. Assim, ele não precisaria mais ser o comprador, pois qualquer pessoa saberia qual a quantidade ideal a ser comprada.

Sr. José não precisaria mais se preocupar também com a organização do estoque, pois, ele poderia definir locais fixos para cada peça ser guardada em seu estoque. Isto seria uma garantia que as peças fossem localizadas mais rapidamente tanto na hora da compra quanto na hora da venda.

Por falar em venda, o pessoal não precisaria mais perguntar ao Sr. José se determinada peça é compatível ou não com determinado carro, pois no programa de computador estariam todas estas descrições e até mesmo a foto do produto!
Mas espere aí! E o que o Sr. José fará na empresa depois disso? Ele ainda será útil depois que seu conhecimento estiver todo dentro do programa?

A resposta é: o Sr. José estará se preocupando em abrir uma nova filial para maximizar seus lucros. Quem sabe, depois de várias lojas montadas, seu trabalho será o de passar de manhã em uma de suas lojas e o resto da tarde na praia curtindo o sol com sua esposa!

São muitas as variáveis que se precisa levar em consideração na sua escolha – coisa como facilidade no uso, relatórios, preço, assistência técnica, pós venda, segurança, sigilo e muito mais.

Trabalho muitos anos com desenvolvimento e venda de software e posso garantir que já vi muita coisa neste ramo. A todo o momento somos confrontados com softwares de má qualidade produzidos por empresas irresponsáveis e que, do mesmo modo instantâneo que entram no mercado, acabam saindo e deixando o consumidor de seus serviços na mão.

Serviços? Mas não estávamos falando de programas de computador? Isso mesmo meu caro leitor. A palavra serviço não foi um engano.
Um software de gestão sem um acompanhamento, atualização e treinamento não serve para muita coisa. O software precisa evoluir junto com a necessidade de seus usuários.

Salvo exceções, quando uma empresa adquire um software de gestão, a mesma muitas vezes não está preparada para utilizar tudo o que a ferramenta disponibiliza. É um processo de amadurecimento. Normalmente se começa resolvendo questões operacionais e por último as questões de cunho estratégico.

Esse processo de amadurecimento pode levar meses ou anos (dependendo da capacidade da organização de absorver as novidades). Você já pensou se ao longo deste processo a empresa que produziu o software desaparece do mercado? E como fica o tempo e dinheiro investidos até aquele momento?

As empresas de software possuem diversas formas de comercialização de seus serviços. Algumas vendem o direito do usuário utilizar o programa e não cobram mais nada por isso. Outras cobram uma taxa de instalação do programa e alugam o direito de utilizar.
A venda do direito de uso do programa, num primeiro momento, pode parecer mais atrativa ao empresário, pois o mesmo só pagará uma única vez pelo programa. De contrapartida a empresa de software prestará uma assistência muito mais limitada, pois, afinal de contas, ela terá que gastar mais tempo procurando novos clientes para garantir a sua sobrevivência – tempo este que poderia estar sendo gasto na evolução do produto ou ainda na instrução dos usuários para que os mesmos obtenham um melhor aproveitamento da ferramenta.

Normalmente uma empresa que somente vende o direito de uso tem muitas dificuldades em atualizar seus produtos e se manter no mercado. O baixo volume de vendas é inerente ao mercado de software. Normalmente as empresas de software não conseguem realizar muitos novos negócios todos os meses. Logo, se não há vendas, não há dinheiro e se não há dinheiro, não há programadores e se não há programadores, não há evolução dos programas e se não há evolução dos programas, não há vendas e se não há vendas… bom… você já sabe: a softhouse quebra deixando todos os seus clientes órfãos.

Quando você paga mensalmente pelo direito de uso do software, você está gerando uma receita mais constante a softhouse. Isso garante a ela poder continuar investindo na evolução dos seus programas e o gestor da softhouse fará o possível e o impossível para que você aproveite ao máximo as vantagens do produto dele. Afinal de contas, ele conhece o peso de ter um cliente a menos em sua carteira.

Por que você se dispõe a pagar por uma TV por assinatura ou uma internet banda larga e não se dispõe a pagar por uma mensalidade de um software? Cuide bem do seu negócio, pois, é ele que gera dinheiro para pagar isso tudo.