Vendo pela ótica da produtora do software, o preço mais acessível é possível porque o custo da infra-estrutura da empresa passa a ser rateado entre a centena de clientes usuários de seu produto. Desta forma os setores de suporte técnico, treinamento e desenvolvimento podem se focar em um único produto (ou em alguns poucos). Necessitando um número menor de colaboradores. Neste cenário temos diversos clientes pagando a conta juntos.

Só que em algumas ocasiões a empresa possui muitas características diferenciadas. Diversos controles são necessários e ela acaba não conseguindo um software pronto no mercado que atenda estas particularidades.

Nestes casos a melhor alternativa para a empresa é encontrar um software onde esteja o mais próximo possível de sua realidade e solicitar a fornecedora do mesmo que modificações sejam feitas no produto para atender essas necessidades específicas.

A empresa que opta por um software personalizado precisa estar ciente que pagará um pouco a mais pelo serviço exclusivo, pois, a prestadora de serviço terá um custo maior para manter este produto exclusivo em funcionamento em função de diversos fatores. Podemos destacar a necessidade de um suporte técnico e treinamento diferenciado, correção de bugs, atualização de tecnologia, atualização decorrentes da legislação e outros.

Por isso a empresa precisa pesar bem se o benefício que ela terá com um software personalizado realmente irá valer o investimento.

O empresário deve se esquivar de propostas de software onde os produtores prometem mudar tudo cobrando preços de software fechado. Possivelmente tais promessas serão mantidas no começo, mas, ao longo do tempo o empresário perceberá que a situação é insustentável e por questões óbvias de custo nas quais já foram citadas acima.

Você já imaginou se uma montadora de carro fosse atender ao capricho de cada cliente? Você acha que ela conseguiria vender seu produto pelo mesmo preço? Você até pode “tunnar” o seu carro, mas, pagará o preço da exclusividade.

O software sob medida é uma importante ferramenta e deve ser utilizada sempre que necessário. Mas cuidado para não cair na cilada dos preços baixos. Analistas de sistema não conseguem fazer milagres.

Você já parou para pensar o que aconteceria se alguém resolvesse roubar o servidor da empresa? Imagine que você saiu no final de sexta-feira e a empresa estava perfeitamente apta a operar. Quando voltou na segunda-feira encontrou a empresa sem o seu servidor.

Você já parou para pensar como iria cobrar de seus clientes? Como iria pagar seus fornecedores? Ou quanto tempo você levaria para levantar todas estas informações (se é que você conseguiria)? Que segunda-feira tenebrosa, hein?!

Costumeiramente nos preocupamos com a segurança daquilo que achamos importante. Fizemos seguros de carros, instalamos alarmes, nos preocupamos com roubos e assaltos entre outros.

Todas essas preocupações são válidas, porém, algumas coisas acabam passando despercebidas por não estarem diante de nossos olhos. Uma delas é o backup do software de gestão da empresa.

O backup consiste em efetuar cópias de determinadas informações para que possamos restaurá-las caso alguma “tragédia” aconteça. É como se você tirasse uma fotografia dos seus dados.

Os backups precisam ser efetuados com uma periodicidade que garanta a qualidade da informação restaurada. Por exemplo, se você modifica seu sistema de gestão todos os dias, então, o ideal é que você faça o backup ao menos uma vez por dia.

Um cenário péssimo seria você utilizar o seu sistema de gestão todos os dias e efetuar um backup somente uma vez por mês. Isso significa que se você necessitar restaurar o seu sistema de gestão por algum motivo qualquer depois de vinte dias, você terá somente as informações de vinte dias atrás.

Normalmente softwares de gestão de pequeno porte ocupam pouco espaço, possibilitando que os backups sejam feitos em CDs, DVDs ou Pen Drives.

Os CDs ou DVDs são ótimas alternativas para efetuar cópias históricas, pois estas mídias são muito resistentes ao tempo. Já o Pen Drive é uma ótima alternativa para os backups diários. Eles são rápidos e podem ser apagados facilmente para uma reutilização.

De nada adianta efetuar os backups diariamente se eles não puderem ser restaurados quando necessário. Por isso, é muito importante haver uma checagem a fim de validar se as cópias estão sendo feitas corretamente.

Uma coisa muito importante também é não deixar as mídias de backups expostas ao roubo ou vandalismo. Não adianta nada você efetuar o backup e seu servidor ser roubado junto com o backup. Você ficará sem as informações do mesmo jeito.

Nem sempre toda essa infra-estrutura é simples de ser configurada. Por isso o auxílio de um técnico em informática pode ser necessário. Um profissional da área poderá lhe orientar sobre as melhores práticas.

Abaixo um resumo do que vimos:

• Fazer backups diários em alguma mídia regravável como Pen Drive ou CD-RW;
• Esconder os backups diários em um local acessível para ser utilizado todos os dias, mas, inacessível para um ladrão;
• Fazer backups semanais em CD não-regravável e armazená-los fora da empresa;
• Testar os backups com freqüência regular – por exemplo, uma vez por semana;
• Contrate os serviços de um profissional da informática. Ele poderá lhe orientar sobre as melhores práticas.